Politique de confidentialité

WAX IO, société par actions simplifiée au capital de 4 050 €, dont le siège social est situé 8 rue Voltaire, 93100 Montreuil, France, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Bobigny sous le numéro 951 944 479 (« WAX », « nous »), attache une grande importance à la protection de vos données personnelles.

Cette politique explique quelles données personnelles nous collectons lorsque vous visitez notre site, nous contactez, participez à nos événements ou utilisez la plateforme WAX, pourquoi nous les collectons, combien de temps nous les conservons, à qui nous les communiquons et comment exercer vos droits. Elle est rédigée conformément au Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (« RGPD ») et à la loi Informatique et Libertés.

1. Qui est responsable de vos données

WAX agit en tant que responsable de traitement pour les données qu’elle traite pour son propre compte : les visiteurs de son site, ses prospects et contacts professionnels, et les utilisateurs des comptes de ses clients sur la plateforme.

WAX agit en tant que sous-traitant pour les données que ses clients importent dans la plateforme ou échangent par son intermédiaire avec leurs propres clients (par exemple les numéros de téléphone et les messages des clients d’une marque sur WhatsApp, RCS ou SMS). C’est alors notre client, la marque, qui est responsable de traitement : il décide de la finalité et des modalités de ces traitements, et sa propre politique de confidentialité s’applique. Ces traitements sont encadrés par notre accord de traitement des données (DPA). Si vous êtes client d’une marque qui utilise WAX, adressez-vous d’abord à cette marque pour exercer vos droits ; nous l’aiderons à vous répondre.

2. Les données que nous collectons

2.1 Lorsque vous visitez notre site ou nous contactez.

• Demande de démo : prénom, nom, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone et site web de votre entreprise. Dès que votre adresse e-mail est valide, les informations déjà saisies peuvent être enregistrées avant l’envoi du formulaire, afin que notre équipe puisse revenir vers vous si la demande est interrompue.
• Newsletter et offre SMS : votre adresse e-mail.
• Présentations personnalisées (pages que notre équipe commerciale prépare pour une entreprise et partage par lien) : prénom, nom, adresse e-mail professionnelle, fonction et entreprise, puis les actions effectuées sur cette page (ouverture, partage, clic sur un lien pour réserver un rendez-vous ou nous écrire).
• Prise de rendez-vous : les informations transmises à l’outil de réservation (nom, adresse e-mail, créneau choisi).
• Données de campagne : lorsque vous arrivez depuis l’une de nos publicités ou l’un de nos e-mails, les paramètres de campagne du lien (paramètres UTM) et l’identifiant de clic ajouté par la plateforme publicitaire (Google, Meta, LinkedIn), transmis avec votre demande.
• Données techniques : adresse IP, type de navigateur, pages demandées et dates, enregistrés dans les journaux de notre hébergeur pour faire fonctionner et sécuriser le site.

2.2 Lorsque vous êtes client ou utilisateur de la plateforme. Identité et coordonnées professionnelles (prénom, nom, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone, fonction), identifiants de connexion (votre mot de passe est stocké chiffré), journaux de connexion et d’activité, échanges avec notre support et informations de facturation de l’entreprise que vous représentez.

2.3 Lorsque vous êtes un contact professionnel. Nous pouvons collecter les coordonnées professionnelles de personnes travaillant dans des entreprises susceptibles d’être intéressées par WAX (nom, fonction, entreprise, adresse e-mail ou numéro de téléphone professionnels) à partir de sources publiques, comme les sites d’entreprise et les réseaux professionnels, auprès de fournisseurs de données B2B, ou lorsque nous vous rencontrons sur un salon ou un événement.

2.4 Lorsque vous êtes client d’une marque qui utilise WAX. Pour le compte de cette marque, nous traitons votre numéro de téléphone, les informations qu’elle détient sur vous dans son CRM ou sa boutique en ligne (par exemple votre nom, vos commandes ou vos préférences), le contenu des messages que vous échangez avec elle et les statistiques de ces messages (remises, lectures, clics, réponses). Voir la section 1.

3. Pourquoi nous utilisons vos données et sur quelle base légale

• Répondre à votre demande de démo, organiser le rendez-vous et en assurer le suivi : notre intérêt légitime à répondre aux personnes qui nous contactent et à développer notre activité.
• Vous envoyer notre newsletter : votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment grâce au lien de désinscription présent dans chaque e-mail.
• Contacter des professionnels au sujet de nos services (prospection B2B par e-mail, téléphone ou réseaux professionnels) : notre intérêt légitime. Vous pouvez vous y opposer à tout moment.
• Mesurer l’efficacité de nos campagnes publicitaires, y compris en indiquant à la plateforme publicitaire qu’un clic a donné lieu à une demande : notre intérêt légitime, ou votre consentement lorsque la loi l’exige.
• Créer et gérer les comptes clients, fournir la plateforme, son support et sa facturation : l’exécution du contrat conclu avec notre client.
• Sécuriser le site et la plateforme, prévenir la fraude et les abus, et produire des statistiques d’usage anonymisées : notre intérêt légitime.
• Tenir notre comptabilité et répondre aux autorités : nos obligations légales.

Nous ne vendons pas vos données personnelles et ne prenons aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard sur le seul fondement d’un traitement automatisé.

4. Combien de temps nous conservons vos données

• Prospects et contacts professionnels : trois (3) ans à compter de notre dernier contact avec vous.
• Abonnés à la newsletter : jusqu’à votre désinscription.
• Clients et utilisateurs : pendant toute la durée du contrat, puis archivage pendant cinq (5) ans à des fins de preuve ; les factures sont conservées dix (10) ans, conformément au droit comptable français.
• Journaux du site : douze (12) mois au maximum.
• Données traitées pour le compte de nos clients : selon les termes du contrat conclu avec le client et du DPA, et dans tous les cas supprimées ou restituées au client à la fin du contrat.

5. Qui reçoit vos données

Vos données ne sont accessibles qu’aux équipes de WAX qui en ont besoin (commerciale, support, produit et technique) et aux prestataires sur lesquels nous nous appuyons, chacun lié par un contrat qui l’oblige à protéger vos données et à ne les utiliser que sur nos instructions :

• Google Cloud (Google Ireland Limited) : hébergement de ce site, en Belgique.
• HubSpot (HubSpot Ireland Limited) : gestion de la relation client, formulaires du site et prise de rendez-vous.
• Slack (Slack Technologies Limited) : notification interne des nouvelles demandes à notre équipe.
• Amazon Web Services et Heroku : hébergement de la plateforme, dans l’Union européenne.
• Intercom : messagerie de support avec les utilisateurs de la plateforme.
• Stripe (Stripe Payments Europe Limited) : paiement et facturation.
• Sentry et New Relic : suivi des erreurs et des performances.
• Meta Platforms Ireland Limited : acheminement des messages WhatsApp envoyés depuis la plateforme.
• OpenAI (OpenAI Ireland Ltd) : fonctionnalités d’intelligence artificielle, uniquement pour les clients qui les activent.

La liste complète et à jour des sous-traitants de la plateforme figure dans notre DPA. Nous pouvons également communiquer des données lorsque la loi l’exige, ou à un acquéreur en cas de fusion ou d’acquisition de WAX, qui resterait alors tenu par la présente politique.

6. Transferts hors de l’Union européenne

Nous privilégions les prestataires qui conservent les données dans l’Union européenne. Lorsque l’un d’eux, ou sa maison mère, traite des données hors de l’Espace économique européen (par exemple aux États-Unis), le transfert est encadré par une décision d’adéquation de la Commission européenne (comme le Data Privacy Framework UE–États-Unis) ou par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission, assorties si nécessaire de garanties complémentaires. Vous pouvez nous demander une copie de ces garanties.

7. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques pour protéger vos données contre la perte, le détournement et les accès non autorisés : chiffrement des données en transit et des mots de passe, accès réservé aux personnes qui en ont besoin, authentification forte, journalisation, sauvegardes et tests réguliers.

8. Cookies et technologies similaires

Lors de votre première visite, un bandeau vous demande si vous acceptez les cookies de mesure d’audience et publicitaires. Tant que vous n’avez pas accepté, aucun n’est déposé ; le site ne conserve que ce dont il a besoin pour fonctionner.

• Nécessaires. NEXT_LOCALE, un cookie déposé lorsque vous choisissez une langue avec le sélecteur de langue, pour que le site s’ouvre dans cette langue lors de votre prochaine visite ; sa durée est de douze (12) mois. Le stockage de votre navigateur conserve la progression du formulaire de demande de démo le temps de votre visite et, sur une présentation personnalisée, le fait que vous avez déjà rempli son formulaire, pour vous éviter de le remplir à nouveau. L’outil de consentement, CookieHub, conserve votre choix jusqu’à douze (12) mois.
• Mesure d’audience, si vous l’acceptez : Google Analytics et HubSpot mesurent les visites et les pages vues, pour améliorer le site et relier une demande de démo aux visites qui l’ont précédée.
• Publicité, si vous l’acceptez : Google Ads, Meta et LinkedIn mesurent quelles campagnes mènent à une demande de démo et présentent nos publicités aux personnes qui ont visité le site. Lorsque vous envoyez une demande de démo, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone sont transmis à Google et à Meta sous forme hachée (pseudonymisée), pour qu’ils puissent rapprocher la demande de leurs campagnes.

Tant que vous n’avez pas accepté, les balises de Google n’envoient que des signaux sans cookie ni identifiant, qui permettent à Google d’estimer les résultats des campagnes dans leur ensemble.

Les vidéos sont lues depuis YouTube en mode confidentialité renforcée, qui ne stocke rien avant que vous lanciez une vidéo. L’outil de prise de rendez-vous de la page de démo est fourni par HubSpot, qui peut déposer ses propres cookies lorsque vous l’utilisez, selon sa propre politique de confidentialité.

Vous pouvez modifier votre choix à tout moment avec le lien Gérer les cookies en bas de chaque page, et supprimer ou bloquer les cookies dans les réglages de votre navigateur ; le site continuera de fonctionner.

9. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez d’un droit d’accès à vos données personnelles, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, d’opposition (et, à tout moment, d’opposition à la prospection), de portabilité, ainsi que du droit de retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci. La loi française vous permet également de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Pour exercer ces droits, écrivez-nous à contact@getwax.io ou par courrier à WAX IO, 8 rue Voltaire, 93100 Montreuil, France. Nous vous répondrons dans un délai d’un mois et pourrons vous demander un justificatif d’identité en cas de doute raisonnable.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr) ou de l’autorité de protection des données de votre pays de résidence.

10. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique pour tenir compte de l’évolution de nos services ou de la loi. La date de la dernière version figure en haut de cette page ; si une modification change de manière importante l’utilisation de vos données, nous vous en informerons par e-mail ou via la plateforme.

11. Contact

Pour toute question sur cette politique ou sur la protection de vos données, écrivez-nous à contact@getwax.io.